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Rechnungen digitalisieren

Im Vergleich zu herkömmlichen Rechnungen sind E-Rechnungen schneller, sicherer und umweltfreundlicher. Hinzu kommt, dass automatisierte Rechnungsprozesse Fehler vermeiden und zudem für mehr Wirtschaftlichkeit sorgen.

Warum jetzt die Zeit ist, auf E-Rechnung umzustellen

Der Bund macht vor, wie Digitalisierung in der Buchhaltung geht: Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend in elektronischer Form gestellt werden. Papierrechnungen gehören hier, bis auf wenige Ausnahmen, seitdem der Vergangenheit an. Und das ist auch gut so, denn Nachhaltigkeit ist längst ein Thema, das auch die Verwaltung betrifft.

Innerhalb der EU hat sich die elektronische Rechnung bereits als vorherrschende Art der Rechnungsstellung etabliert und es ist nur eine Frage der Zeit, bis die E-Rechnung auch in die deutsche Privatwirtschaft Einzug hält. Immerhin bestehen in jedem zweiten Unternehmen in Deutschland geschäftliche Beziehungen zu einer oder mehreren öffentlichen Institutionen. Doch auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung lohnt es sich, über eine Umstellung auf E-Rechnung nachzudenken.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine E-Rechnung „eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“. Es reicht also nicht aus, eine papierbasierte Rechnung einzuscannen, elektronisch weiterzuverarbeiten und als Word- oder PDF-Datei per Mail an die Kunden zu verschicken. Zwar wird die Rechnung in diesem Fall elektronisch übermittelt, doch muss sie vom Empfänger manuell bearbeitet werden. Auch Rechnungen, die per Fax verschickt wurden, zählen nicht als elektronische Belege, es sei denn, sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt.

Eine E-Rechnung selbst enthält alle steuerlichen Pflichtangaben, die auch für Rechnungen in Papierform verpflichtend sind. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass sie auf Basis von strukturierten, maschinenlesbaren Daten (z.B. XML) erstellt wurde und so medienbruchfrei und automatisiert vom Verarbeitungssystem des Empfängers weiterverarbeitet werden kann.

Digitale Rechnungen per E-Mail sind rechtskräftig und müssen die gleichen Anforderungen erfüllen wie Rechnungen in Papierform. Zudem wurde die digitale Rechnungsstellung vom Gesetzgeber erleichtert, indem elektronische Rechnungen keine digitale Signatur mehr benötigen, um rechtskräftig zu sein. Die Pflichtangaben von E-Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert maschinell lesbar und auswertbar sein.

Die Vorteile der E-Rechnung

Wirtschaftlich, ökologisch und digital: Die elektronische Rechnung bietet einige Vorteile gegenüber der herkömmlichen Rechnung:

  • vereinfachte Rechnungsstellung
  • kürzere Bearbeitungszeiten
  • Kosteneffizienz
  • Nachhaltigkeit

Die E-Rechnung spart Zeit, Aufwand und Kosten bei der Erstellung, der Zustellung sowie bei der Eingangsverarbeitung von Rechnungen. Zudem sind E-Rechnungen direkt und zeitgleich für alle Abteilungen verfügbar, wodurch das Anfertigen von Kopien entfällt.

Hinzu kommt, dass weniger Papier in Umlauf gebracht und so die Umwelt geschont wird.

Welche elektronischen Rechnungsformate gibt es?

Es gibt unterschiedliche E-Rechnungsformate, von denen ZUGFeRD und XRechnung aktuell die gängigsten in Deutschland sind.

  • Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Die XRechnung kann daher ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
  • Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Lösung: Sie liefert die Rechnungsinformationen einerseits als strukturierte XML-Daten und andererseits das Rechnungsbild im PDF-Format. Auch bei diesem Format können die Informationen ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.

Gesetzliche Vorgaben zur Archivierung

Für elektronische Rechnungen gelten hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen dieselben gesetzlichen Vorgaben wie für herkömmliche Rechnungen. Bei der Verarbeitung und Archivierung ist darauf zu achten, dass es nicht zu Medienbrüchen kommt. Das bedeutet, dass E-Rechnungen zwingend auch elektronisch verarbeitet und archiviert werden müssen.

Außerdem gilt es, die Anforderungen an Empfang, Verarbeitung und Archivierung steuerlich relevanter Eingangsdokumente einzuhalten – Stichwort „Verfahrensdokumentation“ – die für den elektronischen Rechnungsaustausch bzw. die Digitalisierung von Papier-rechnungen verpflichtend sind. Festgelegt sind diese in  den  „Grundsätzen  zur  ordnungsmäßigen  Führung  und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Softwaresysteme – wie z. B. ein ECM-System – unterstützen Sie bei der rechtssicheren Archivierung von Rechnungen und stellen sicher, dass Rechnungen über die Aufbewahrungsfrist hinweg nicht verändert werden können.

Digitales Rechnungsmanagement mit ECM

Indem Sie sich für ein elektronisches Rechnungsmanagement-System entscheiden, entscheiden Sie sich für mehr Nachhaltigkeit durch Papiervermeidung sowie für beschleunigte und automatisierte Prozesse im Rechnungswesen.

Eine Software für digitale oder elektronische Rechnungsverarbeitung erledigt Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung komplett elektronisch: Sie erhalten die Eingangsrechnung per Mail, die Software erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus. Dann startet das System einen Kontierungs- und Freigabeprozess und archiviert die Rechnung elektronisch. Mit einem Rechnungsmanagement-System lassen sich Daten aus Papier- und PDF-Rechnungen auslesen und zur weiteren Verarbeitung in ein elektronisches Rechnungsformat umwandeln.

Durch eine ausreichende Indexstruktur und der eindeutigen Zuordnung aller Belege eines Geschäftsvorfalls (Rechnung, Lieferschein, vertragliche Vereinbarungen etc.) befinden Sie sich auch in rechtlicher Hinsicht auf der sicheren Seite. Die Vorgaben der DSGVO werden ebenso erfüllt wie die der GoBD und es besteht die Möglichkeit einer revisionssicheren Archivierung.
Ist das Rechnungsmanagement mit einem Enterprise-Content-Management (ECM) System verbunden, sind optimale Voraussetzungen geschaffen, um nahezu alle Unternehmensprozesse zu optimieren. Wer also nicht nur seine Eingangsrechnungsbearbeitung, sondern weitere Fachbereiche oder gar das komplette Unternehmen digitalisieren will, kommt an einem ECM-System nicht vorbei.

Fazit:

Zum Schluss stellt sich somit nicht die Frage ob, sondern wie und wann Sie auch in Ihrem Unternehmen die elektronische Rechnung einführen und auf ein digitales Rechnungsmanagement umsteigen

Gerne beraten Sie die Experten für Dokumentenmanagement von MODOX hierbei.

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