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Digital#DNA – Moderne Kollaboration erfordert Kulturwandel!

15.02.2022 | Warum die „moderne Zusammenarbeit“ bei KMUs oft scheitert.

In unserer Blog-Serie „Digital#DNA“ liefern wir Ihnen regelmäßig wertvolle Artikel zu aktuellen Digitalisierungs-Themen – mit speziellem Augenmerk auf die Anforderungen im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Durch die Coronapandemie haben moderne Kollaborationslösungen einen regelrechten Boom erfahren. Um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Homeoffice bzw. bei der Arbeit von unterwegs zu ermöglichen, setzten sich insbesondere cloudbasierte Angebote als schnelle und flexible Lösungen durch.  

Die Kollaborationslösungen von Microsoft, Google, Cisco sowie weiteren Herstellern werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mittlerweile in nahezu jedem Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Heute sind viele der Kollaborationslösungen bereits seit mindestens zwei Jahren im Einsatz. Einige Unternehmen stellen nun jedoch fest, dass die neu eingeführte Technologie nicht die erhoffte Effizienzsteigerung mit sich gebracht hat – trotz einer allgemein hohen Akzeptanz bei den Benutzerinnen und Benutzern.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Unternehmen hat seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Business-Paket von Microsoft Office 365 bereitgestellt, u.a. um die Nutzung von Microsoft Teams als Kommunikations-Tool zu ermöglichen. Zusätzlich sollen die E-Mail-Dienste und Office-Anwendungen im Unternehmen modernisiert werden. Weitere inkludierte Dienste wie Intune Mobile Device Management sollen bestehende Insellösungen mittelfristig ersetzen.

Das technische Roll-out wurde durch die IT-Abteilung auf Projektbasis geplant und erfolgreich umgesetzt. Die Mitarbeitenden wurden in allen Phasen aktiv informiert, Ressourcen für die Einweisung (Befähigung der Mitarbeitenden) stellte das Unternehmen zentral bereit.  

Heute, 18 Monate nach der Einführung, verwenden fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Microsoft Teams zur internen Kommunikation und Remote Arbeit. Eine „Effizienzsteigerung“ ist jedoch nur punktuell in Fachbereichen wie dem Vertrieb und/oder kleinen Teams erkennbar. Der erwartete Mehrwert bleibt aus, die Technologie-Entscheidung infrage gestellt.

Was lief schief?

Die meisten Mitarbeitenden arbeiteten weiterhin in ihrer gewohnten Art und Weise. Mit Microsoft Teams ist für sie lediglich ein neuer Kommunikationskanal hinzugekommen.

Wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Dokumenten arbeiten oder wie und wo Sie Ihre Aufgabenplanung erledigen, wurde unternehmensintern bei der Einführung des Tools nicht thematisiert. Dies blieb und bleibt den Mitarbeitenden überlassen. Daraus folgt:

  • Dokumente werden weiterhin als E-Mail-Anhang versendet.
  • Dokumente werden im Dateinamen mit einer Version versehen und dupliziert.
  • Aufgaben werden im Outlook-Kalender, im Notizbuch oder in einem Texteditor festgehalten.
  • Gruppeninformationen werden per E-Mail-Verteiler verschickt.

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„Moderne Kollaboration erfordert Kulturwandel!“

Bei fast allen Unternehmen, die über ausbleibende Effizienzsteigerung klagen, fehlt es i. d. R. an einer entsprechenden Kommunikations- und Kollaborationskultur. Es hat bisher kein Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stattgefunden. Das Unternehmen hat nicht ausreichend Sorge dafür getragen, den erforderlichen Kulturwandel einzuleiten.

Den Wandel herbeizuführen, ist oft ein längerer Prozess.

  • Aber WIE kann der Wandel konkret eingeleitet werden? Welches sind hier die entscheidenden Handlungsfelder?

  • WER ist bei KMUs auf operativer Ebene für das „Change-Projekt“ zuständig?

    • … Die IT-Abteilung, welche die Technologie ausgewählt und bereitgestellt hat?
    • … Die Personalabteilung?
    • … Das Management selbst?
    • … Oder sogar alle?
       
  • WIE kann der Erfolg des Vorhabens gemessen werden?
  • WIE sollten die ersten Schritte aussehen?
  • WER macht den ersten Schritt?

Handlungsempfehlung:

1. Initialisierung

  • Zielbild unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie erarbeiten (wo wollen wir in x Jahren stehen?)
  • Projektteam und Lenkungskreis festlegen: Management, Fachbereiche, Datenschutz und Informationssicherheit-Managementsystem (ISMS) einbeziehen!
  • Roadmap und Meilensteine definieren
  • Messkriterien festlegen
  • Know-how sicherstellen (intern/extern)
    • Changemanagement Know-how
    • Prozess und Technologie Know-how
    • HR/Marketing Know-how (Intern)
    • Methodenkompetenz (Tools/Methodik in der Umsetzung)

2. Vorbereitung

  • Erarbeitung eines „Kollaborationskodex“
    • Kommunikationskodex
    • Daten-Kodex

Tipp: Binden Sie beim Erstellen des Kodex unbedingt auch Stellen wie den Betriebsrat, Datenschutz, das ISMS und Security gleich zu Beginn mit ein.

  • Mitarbeiterinformation: Planung einer Kampagne, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren
  • Definition von internen Marketingaktionen zur Mitarbeitergewinnung
  • Planung von Schulungsmaßnahmen (Mitarbeiterbefähigung)
    • Strategie zur Messung der definierten KPIs festlegen: Analyse der Tools, Zeitraum, Intervall sowie Daten zur Erfolgsmessung definieren, bestimmen, welche KPI-Reports sinnvoll sind usw.
    • Tipp: Binden Sie den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten direkt mit ein.
  • Mitarbeiterumfrage erstellen
     

Lesetipp:
Teams User Adoption – Best Practice


3. Umsetzung

  • Offizielle Mitarbeiteransprache durch das Management
  • Bereitstellung des Kollaborationskodex und aktualisierter Richtlinien, Leitdokumente usw.
  • Roll-out der Kampagnen für die Mitarbeitenden sowie der internen Marketingaktionen
  • Bereitstellung der Schulungsressourcen
  • Start der Messung/Nutzungsanalysen  
  • Mitarbeiterumfragen durchführen (Poll)
  • Regelmäßiges Management-Reporting inkl. IST/SOLL Status der definierten KPIs
     

4. Justierung/Optimierung

  • Aktionen aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragungen ableiten
  • Aktionen aus den Nutzungsanalysen ableiten

Sie wünschen sich eine persönliche Unterstützung durch einen qualifizierten Berater, der Sie bei der Umsetzung Ihrer Maßnahmen punktuell oder ganzheitlich anleiten kann? Dann sprechen Sie uns gerne an.

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